La calidad de una propuesta de software depende casi por completo de la información con la que llega el proveedor. Si la primera reunión se va en entender qué hace tu empresa, la propuesta será genérica. Un brief bien hecho cambia eso, y no necesitas saber nada de tecnología para escribirlo.
Lo que un buen brief responde
1. El problema, no la solución
Describe qué pasa hoy y por qué es un problema. “Necesito una app” no es un problema; “los técnicos en terreno anotan en papel y al día siguiente alguien lo transcribe, con errores” sí lo es.
Preguntas útiles:
- ¿Qué proceso quieres mejorar?
- ¿Cómo se hace hoy, paso a paso?
- ¿Qué sale mal y cada cuánto?
- ¿Cuánto tiempo o dinero cuesta eso al mes, aunque sea aproximado?
2. Quién lo usa
- ¿Qué personas o roles van a usar el sistema? (administración, vendedores, técnicos, clientes externos)
- ¿Cuántas personas, aproximadamente?
- ¿Desde dónde? (oficina, terreno, celular, computador)
3. Con qué tiene que conversar
- ¿Qué sistemas usan hoy? (facturación, contabilidad, ERP, planillas, WhatsApp)
- ¿Qué información tiene que entrar o salir de ellos?
- ¿Hay algún organismo público involucrado? (SII, SAG, otro)
4. Restricciones
- ¿Hay datos sensibles? (salud, financieros, de menores)
- ¿Hay normativa que cumplir?
- ¿Tu empresa tiene un área de TI o seguridad con requisitos propios?
5. Plazo y presupuesto
- ¿Para cuándo lo necesitas y por qué esa fecha? (una fiscalización, una temporada, una ronda de inversión)
- ¿Tienes un rango de presupuesto? Compartirlo no te pone en desventaja: permite que te propongan lo mejor posible dentro de ese rango, o que te digan con honestidad que no alcanza.
6. Cómo sabrás que funcionó
- ¿Qué tiene que pasar para que digas que el proyecto fue un éxito? “Cerrar el mes en un día en vez de cinco” es un buen criterio.
Lo que no hace falta
- Elegir la tecnología. Es trabajo del proveedor proponerla y justificarla.
- Diseñar las pantallas. Si tienes ideas o ejemplos, súmalos, pero no es requisito.
- Un documento largo. Una o dos páginas bien respondidas valen más que veinte genéricas.
Qué adjuntar si lo tienes
- Las planillas o formularios que usan hoy (con datos de ejemplo, no reales).
- Capturas de sistemas que les gustan o que usan hoy.
- Documentos normativos que apliquen.
Si la información es sensible, pide firmar un NDA antes de enviarla. Un proveedor serio lo firma sin costo.
Nuestro brief
Armamos un brief de proyecto con estas preguntas: toma unos 10 minutos y con eso llegamos a la primera reunión sabiendo qué necesitas. Si prefieres conversarlo primero, también puedes escribirnos por WhatsApp. En ambos casos te responde quien programa.