El sistema nuevo está listo, pero los datos de los últimos años están en planillas. La migración es el momento donde más proyectos se complican, y casi siempre por los mismos motivos. Esta guía explica cómo hacerla sin sustos.
Antes de migrar: el inventario
- Lista todas las planillas que tienen información que va al sistema nuevo. Suelen ser más de las que se cree.
- Identifica la versión buena de cada una. Si hay “v2”, “final” y “final_bueno”, decide cuál manda.
- Define qué se migra y qué no. No siempre hace falta traer diez años de historia; a veces basta con los registros vigentes y el último año.
Limpiar
Las planillas acumulan problemas que un sistema no acepta:
- Duplicados: el mismo cliente escrito de tres formas.
- Formatos mezclados: fechas como texto, RUT con y sin puntos, montos con y sin signo peso.
- Celdas combinadas y comentarios con información importante.
- Columnas que cambiaron de significado con el tiempo.
Limpiar antes de migrar es más barato que corregir después. Un script de validación que reporte los problemas fila por fila ayuda a que el equipo corrija lo que solo ellos saben interpretar.
Migrar por etapas
- Datos maestros primero: clientes, productos, ejemplares, pacientes. Lo que no cambia todos los días.
- Registros vigentes: lo que está en curso hoy (pedidos abiertos, stock actual, planteles vigentes).
- Historia, si se necesita, al final y sin apuro.
Cada etapa se valida con el equipo antes de pasar a la siguiente.
Validar que cuadra
Antes de apagar la planilla, compara:
- Totales: número de registros, sumas de montos, stock por producto.
- Muestras: diez registros al azar revisados a mano contra el original.
- Un período en paralelo: una o dos semanas trabajando en el sistema nuevo y comparando con lo que habría dado la planilla.
El día del cambio
- Elige un momento de baja actividad.
- Congela la planilla (solo lectura) para que nadie siga escribiendo ahí.
- Migra la última diferencia.
- Deja la planilla como respaldo de consulta por un tiempo definido, y después archívala.
Errores comunes
- Migrar todo “tal cual” y arrastrar los problemas al sistema nuevo.
- Hacerlo un viernes en la tarde.
- No involucrar a quien usaba la planilla, que es quien sabe qué significa cada columna rara.
- Apagar la planilla antes de validar.
Si estás por dejar las planillas, revisa también las señales de que llegó el momento. Y si quieres que la hagamos nosotros, revisa cómo trabajamos la migración de sistemas y datos o cuéntanos qué datos tienes.